Osuuskauppa Maakunnan sidosryhmien yhteystietorekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta
Postiosoite: PL 33, 87101 Kajaani
Käyntiosoite: Veturitie 1, 87100 Kajaani
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: puh. 010 76 5858
Y-tunnus: 0185505-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.maakunta@sok.fi

Rekisterin nimi

Osuuskauppa Maakunnan sidosryhmien yhteystietorekisteri

Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan yhteystietorekisteriimme sidosryhmä- yhteydenottoihin, kuten tapahtumakutsuihin liittyen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Maakunta.

Sidosryhmien yhteystietorekisteri

Käsittelyn tarkoitukset

Sidosryhmärekisterissä käsitellään liikekumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöiden tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on taata mahdollisuus sujuvaan yhteydenottoon tapahtumakutsuja lähetettäessä.

Henkilötietoja käsitellään tapahtumakutsujen lähettämiseen.

Käsittelyn peruste

Suostumus

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Sidosryhmien edustajat

Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään.

Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin sidosryhmäyhteistyöhön liittyvä henkilötieto on voimassa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Tapahtumakutsuja ei voi lähettää.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Sidosryhmärekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.