![](https://cdn.aok.wp.s-cloud.fi/uploads/sites/17/2020/11/23121309/29844672_xxl-scaled.jpg)
Tietosuojainformaatio
- Tietosuoja Osuuskauppa Maakunnassa
- Kilpailu- ja arvontarekisteri
- Asiakaspalauterekisteri
- Sokos Kajaanin asiakasrekisteri
- Prisma Kajaanin huoltopalvelujen asiakasrekisteri
- Laskutusasiakasrekisteri
- Markettien ruokatiliasiakkuuden rekisteri
- Sidosryhmien yhteystietorekisteri
- Vuokrahallinnon rekisteri
- Edustajistovaalin toteuttamisen rekisteri
Edustajistovaalin toteuttamisen rekisteri
Edustajistovaalirekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Maakunta
Postiosoite: PL 33, 87101 Kajaani
Käyntiosoite: Veturitie 1, 87100 Kajaani
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: puh. 010 76 5858
Y-tunnus: 0185505-1
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.maakunta@sok.fi
Rekisterin nimi
Edustajistovaalirekisteri
Käsittelyn tarkoitukset
Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan Osuuskauppa Maakunnan edustajiston vaalien ehdokasilmoitukset ja järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokasilmoitusten tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ehdokasilmoitusten asiamiehille ja ehdokkaille.
Ehdokasilmoitusten tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja tarvittaessa ehdokasilmoitusten täydennys- tai tarkastuspyyntöihin. Asiamiehen yhteystiedot voidaan hänen luvallaan julkaista julkisella vaalisivustolla mahdollisten ehdokkaiden yhteydenottoja varten.
Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.
Käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Suostumus
Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Edustajistovaalin ehdokkaat ja ehdokasilmoitusten asiamiehet
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokasilmoitusten asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:
- ehdokasilmoituksen asiamiehen ja varamiehen nimi
- osoite
- jäsennumero
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite.
Ehdokkaan ehdokasilmoitukselle antamia tietoja tiedot:
- nimi
- ehdokkaan arvo ja/tai ammatti
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- jäsennumero
- valokuva
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Ehdokasilmoituksen asiamies ja/tai ehdokas itse
Vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.
Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Edita Prima Oy:n toimesta Suomessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Rekisterin tietoja voidaan säilyttää Osuuskaupan seuraaviin vaaleihin saakka, jotta mahdollinen varaedustajan valinta voidaan toteuttaa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti edustajistokauden loputtua.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
- Vastustamisoikeus
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisää osoitteesta https://tietosuoja.s-ryhma.fi/haluatko-tietaa-mita-tietoja-meilla-sinusta-on/
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.
Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vaalijärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.