Sokos Kajaanin asiakasrekisteri

Sokos Kajaanin asiakasrekisteri (kampaamo- ja kauneudenhoitopalvelut, pukeutumisen neuvontapalvelut)

Tietosuojaseloste (1.2.2023 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta Veturitie 1, 87100 Kajaani S-ryhmän asiakasomistajapalvelu puh. 010 76 5858 Y-tunnus: 0185505-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi.

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.maakunta@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Sokos Kajaanin asiakasrekisteri (kampaamo- ja kauneudenhoitopalvelut sekä pukeutumisen neuvontapalvelu)

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään liittyen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen yksilöllisen ja laadukkaan palvelun toteuttamiseksi, mahdollisten ongelmien selvittämiseen, yhteydenpitoon varausten varmistamiseksi sekä mahdollisiin muihin palveluun liittyviin yhteydenottoihin. Asiakaskortistoon tallennetaan asiakkaan niin halutessa tietoja asiakkaalle tehdyistä töistä sekä käytetyistä tuotteista ja aineista, jotta varmistetaan työn tasainen laatu ja turvallisuus. Osana asiakasrekisteriä käsitellään myös henkilöstön tietoja liittyen kampaamo- tai kauneudenhoito- tai pukeutumisen neuvontapalveluiden suorittajaan. Allergiat tai muut yliherkkyydet kysytään asiakkaalta joka kerta erikseen. Terveystietoa ei tallenneta, jotta varmistetaan tiedon ajantasaisuus ja laatu. Ajanvarausjärjestelmän ja asiakaskortiston henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art. 6.1 b) Sopimus Ajanvaraus ja kampaamo-, kauneudenhoito- tai pukeutumisen neuvontapalveluiden käyttäminen.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Kampaamo- ja kauneudenhoitopalvelujen sekä pukeutumisen neuvontapalvelujen turvalliseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen, mahdollisiin jälkikäteiseen ongelmien selvittämiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot:

Etunimi, sukunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
Varausjärjestelmän tunnistetiedot
Varatut ajat ja tallennetut työt
- päivämäärä
- tekijä
- käytetyt tuotteet/aineet ja niiden sopivuus
- tekniikat

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, varausjärjestelmän tunnistetiedot, käyntihistoria.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta joko henkilökohtaisesti myymälässä tai ajanvarausjärjestelmän tai puhelinajanvarauksen kautta. Asiakaskortistoon henkilötiedot kerätään asiakkaan niin halutessa käynnin yhteydessä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme myös alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Asiakaskortteja/-tietoja säilytetään kaksi vuotta viimeisimmästä ajanvarauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Paperisen ajanvarauskirjan sivuja ei säilytetä, vaan ne poistetaan ja tuhotaan tietoturvasilppurissa välittömästi päivämäärän mentyä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) automaattisen käsittelyn osalta
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Kampaamo- tai kauneudenhoitopalvelua ei voida toteuttaa ilman ajanvarausta.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ajanvarauksen järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.