Osuuskauppa Maakunnan matkustajarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (12.5.2026 alkaen)

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa MaakuntaVeturitie 1, 87100 Kajaani S-ryhmän asiakasomistajapalvelu puh. 010 76 5858 Y-tunnus: 0185505-1

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Matkustajatietojen käsittely ja matkustajarekisterin pitäminen perustuu majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettuun lakiin. Käsittelemme rekisterissä hotelliin kirjautuneiden matkustajien tietoja lain edellyttämällä tavalla.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme rekisterissä seuraavia henkilötietoja:

Matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
Matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat
Matkustajan osoite
Maa, josta matkustaja saapuu Suomeen
Matkustajan matkustusasiakirjan numero lain niin edellyttäessä
Majoitusliikkeeseen saapumis- ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa
Tieto matkan tarkoituksesta (vapaaehtoinen tieto)

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 308/2006

5. Tietolähde

Saamme henkilötiedot suoraan majoittujalta matkustajailmoituksella, jonka matkustaja tai ryhmämatkan kohdalla ryhmämatkan johtaja täyttää ja vahvistaa allekirjoituksellaan.Matkustajatietojen pohjana voidaan käyttää hotellin varauksessa olevia tietoja, jotka majoittuja täydentää muilla matkustajarekisteriin vaadituilla tiedoilla sisäänkirjautumisen yhteydessä. Tietoja täydennetään saapumis- ja lähtöpäivällä sekä huonenumerolla.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Annettujen tietojen perusteella voidaan päivittää SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterin tietoja osoitteen, syntymäajan ja mukana matkustavien henkilöiden tiedoilla.Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaisesti majoitustoiminnan harjoittajan on salassapitosäännösten estämättä luovutettava ulkomaalaisia koskevat matkustajatiedot paikallisen kihlakunnan poliisilaitokselle. Poliisilla on oikeus saada myös muiden matkustajien tiedot, jos ne ovat poliisin virkatehtävien hoitamiseksi tarpeen. Lisäksi tietoja annetaan erikseen laissa määritellyissä tapauksissa muille viranomaisille, kuten rajavartiolaitokselle, tullilaitokselle, pelastusviranomaiselle, terveydensuojeluviranomaiselle tai puolustusvoimille.

7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Noudatamme matkustajatietojen säilytyksessä kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä. Matkustajarekisterin muodostavia matkustajailmoituksia säilytetään yhden vuoden ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.Rekisterissä olevat tiedot ovat matkustajan itsensä kirjaamat ja allekirjoituksellaan vahvistamat. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojen oikaisemista koskee siten vain asiakasrekisteriin siirrettyjä tietoja.Matkustajatietoja käsitellään lakiin perustuen niin kauan kuin majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettu laki vaatii. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista niin kauan kuin tietoja on lain mukaan säilytettävä.Rekisteröity ei voi vastustaa tietojensa käsittelyä niihin tarkoituksiin, jotka laki määrää. Mikäli matkustaja ei halua antaa lain vaatimia tietoja, estää tämä majoittumisen kyseessä olevaan hotelliin.

10. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Matkustajailmoituksen täyttämättä jättäminen voi estää majoittumisen kyseessä olevaan hotelliin.

11. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Säilytämme paperiset matkustajailmoitukset lukittavissa olevassa tilassa, johon pääsy on vain rajatulla joukolla henkilökuntaa.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

12. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

tietosuoja.maakunta@sok.fi

13. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi