Prisma Kajaanin huoltopalvelujen asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta
Veturitie 1, 87100 Kajaani
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu puh. 010 76 5858
Y-tunnus: 0185505-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.maakunta@sok.fi

Rekisterin nimi

Prisma Kajaanin huoltopalvelujen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana käyttötavarakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä.

Henkilötietoja käsitellään seuraavien palveluiden yhteydessä

• liikuntavälineiden huoltopalvelu
• työkalujen lainauspalvelu
• rakennustarvikkeiden sahauspalvelu
• peräkärryn vuokrauspalvelu
• toimitusmyyntien sopimukset
• kuljetuspalvelu
• kodinkoneiden asennuspalvelu

Henkilötietoja käsitellään edellä mainittujen palvelujen yhteydessä. Henkilötietoja välitetään tarvittaessa yhteistyökumppanille toimitusmyynnin, kuljetuspalvelun tai asennuspalvelun toteuttamista varten. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein Art. 6.1 b) Sopimus Tilaus ja toimitussopimus

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikuntavälineiden huoltopalveluissa, sahauspalvelussa ja työkalujen lainauspalvelussa 

• Etu- ja sukunimi 
• Puhelinnumero 

Mikäli huoltopalveluun tehdään ajanvaraus, nimi ja yhteystieto tallennetaan ajanvarausjärjestelmään. 

Kuljetuspalvelussa ja kodinkoneiden asennuspalvelussa 

• Etu- ja sukunimi 
• Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka 
• Puhelinnumero 

Nimi ja yhteystiedot välitetään palvelua toteuttavalle kumppanille. 

Toimitusmyynneissä 

• Etu- ja sukunimi 
• Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka 
• Ostotapahtumatosite 
• Tiedot asiakkaan ostoista 

Tiedot tallennetaan S-ryhmän rautakaupan asiakasrekisteriin lähetteen ja laskun muodostamista varten. Rautakaupan asiakasrekisteristä on erillinen tietosuojaseloste. 

Peräkärryn vuokrauspalvelussa 

• Etu- ja sukunimi 
• Puhelinnumero 

Nimi ja yhteystieto sekä vuokrattavan peräkärryn rekisterinumero kirjataan paperiselle lomakkeelle. 

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Huoltopalvelujen asiakkaat.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin paperisten dokumenttien lisäksi tarvittaessa sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. 

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. 

Henkilötietoja käsitellään Suomessa. 

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

Tieto toimitusosoitteesta luovutetaan kuljetus- tai asennuspalvelua tuottavalle kumppanille niissä tapauksissa, joissa asiakas on tilannut kyseisen palvelun. 

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Rautakaupan asiakasrekisterin ja huoltopalvelujen ajanvarausjärjestelmän osalta käytämme myös alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. 

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: 

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin 
• Oikeus tietojen oikaisemiseen 
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista) 
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) 
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) 
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. 

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Palvelujen toteuttaminen ei ole mahdollista.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Rautakaupan järjestelmä- ja tavarantoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.